Het organiseren van geslaagde ketensamenwerking is niet eenvoudig. Door partijen worden verschillende barrières ervaren, zoals mededingingsrechtelijke risico’s, de angst om vertrouwelijke informatie te delen en risico van aansprakelijkheid wanneer er mogelijk iets fout zou gaan. Het actieprogramma Lean & Green Off-Road heeft een “Legal Office” opgezet, om deze drempels zo veel mogelijk weg te nemen en deelnemers te begeleiden om Off-Road te gaan (zie hieronder Actieprogramma Lean & Green Off-Road).
De Legal Office
Lean & Green Off-Road heeft met de Legal Office juridische documenten ontwikkeld, die door deelnemende partijen kunnen worden gebruikt om Off-Road te gaan. Het doel van deze stukken is niet om op de stoel van de jurist of advocaat van de individuele deelnemer te zitten, maar om een zo veilig en transparant mogelijke omgeving te scheppen voor het opzetten van de samenwerking. Mededingingsrechtelijke risico’s kunnen namelijk niet zomaar “weg-gecontracteerd” worden. Daarom is de projectjurist van Lean & Green Off-Road ook van tijd tot tijd bij bijeenkomsten van deelnemers aanwezig, om hen te informeren over juridische aspecten van samenwerken. Hiermee wordt bijvoorbeeld voorkomen dat deelnemers onbedoeld mededingingsrechtelijk verboden afspraken maken. Op die manier wordt al in een vroeg stadium “compliant” gedrag gestimuleerd, en vertrouwen tussen de deelnemers onderling opgebouwd. Een geslaagde ketensamenwerking ontstaat immers niet vanzelf, en bedrijven doorlopen verschillende fases om daar te komen. Lean & Green Off-Road bestaat uit drie fases, Discover, Prototype en Run.
De fase “Discover” bestaat uit mindshift en matchmaking: geïnteresseerde vervoerders en verladers worden geïnformeerd over de mogelijkheden van synchromodaal transport en bedrijven met een goede match worden bij elkaar gebracht. Een goede match ontstaat bijvoorbeeld wanneer deelnemers actief zijn op dezelfde corridors, waarbij een samenwerking een duurzaamheidsvoordeel zou kunnen opleveren. Binnen Lean & Green Off-Road wordt hiervoor de JointCorridor Tool gebruikt op de WeConnekt app. Om dit proces vanuit de Legal Office te begeleiden zijn er voor deze fase twee documenten ontwikkeld. Deze documenten zijn bedoeld om partijen te behoeden voor mededingingsrechtelijke risico’s.
De spelregels geven vooral aan wat er wel mag en hoe binnen het programma partijen met elkaar om dienen te gaan. In de spelregels is bijvoorbeeld vastgelegd dat partijen géén gedetailleerde vervoersdata en kostprijsinformatie met elkaar delen. Deze spelregels blijven gedurende het gehele traject gelden. In de disclaimer wordt duidelijk gemaakt waar het programma voor staat, en wat er niet onder valt. De disclaimer wordt voorafgaand aan iedere meeting doorgenomen en aan de notulen toegevoegd.
In een samenwerking met meerdere deelnemers kan het vormen van een juiste sociaal-psychologische match complex zijn, denk bijvoorbeeld aan formele versus informele organisaties. Door te werken met voor iedereen geldende spelregels wordt voorkomen dat eventuele cultuurverschillen in een vroeg stadium een te hoge drempel vormen. Deelnemers hoeven niet een volledige match met elkaar te hebben, zolang alle partijen zich aan de spelregels houden.
Bijkomend voordeel van het werken met algemene spelregels in de Discovery-fase is dat partijen niet over contracten hoeven te onderhandelen, of deze moeten ondertekenen nog vóórdat zij überhaupt met elkaar in gesprek zijn. Er is geen handtekening nodig om deel te nemen aan de eerste fase, wat drempelverlagend werkt. Dit is wel van toepassing in de Prototype-fase, wanneer er een concrete pilot wordt opgestart.
Prototype Corridor: Formaliseren en proberen
Wanneer enkele partijen hebben ontdekt dat zij mogelijk willen samenwerken, start de fase “Prototype”. Het idee van de prototype fase is dat deelnemers een pilot uitvoeren, om te testen of de samenwerking inderdaad uitpakt zoals ze voor ogen hebben. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het gezamenlijk opzetten van een binnenvaartverbinding, of het inschakelen van een railoperator.
Bij aanvang van de Prototype fase tekenen partijen een overeenkomst. Daarin is vastgelegd dat partijen het doel hebben om een duurzame samenwerking met elkaar aan te gaan. Hierbij wordt expliciet door partijen vastgelegd welke modaliteiten zij zouden willen inzetten, waardoor het vervoeren via verschillende modaliteiten wordt gestimuleerd. In de intentieovereenkomst spreken partijen expliciet af dat zij gedurende deze fase op ieder gewenst moment uit elkaar kunnen gaan, zonder dat zij elkaar aansprakelijk zullen houden voor tot dat moment gemaakte kosten. Daarnaast worden afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, en eventuele communicatie naar buiten toe. In de praktijk komt het soms voor dat partijen zich aansluiten bij het actieprogramma op het moment dat zij al wat verder zijn bij het vormgeven van hun samenwerking. Zij kunnen later instromen, zolang de spelregels en disclaimer worden gehanteerd en gehonoreerd. Op deze manier wordt voor alle deelnemende partijen een veilige omgeving gecreëerd om een eventuele samenwerking vorm te geven.
Operationaliseren en Opschalen
Partijen die na een succesvolle pilot een samenwerking voor ogen hebben, starten de fase Run Joint Corridor. In deze fase gaat er daadwerkelijk lading vervoerd worden binnen de Joint Corridor. Wanneer partijen deze fase ingaan, tekenen zij een samenwerkingsovereenkomst. De door het actieprogramma opgestelde samenwerkingsovereenkomst heeft geen betrekking op de commerciële afspraken tussen partijen. Iedere deelnemende partij blijft te allen tijde vrij om zijn eigen prijzen te hanteren, zijn eigen vervoersafspraken te maken, en zijn eigen klantrelaties aan te gaan. Door de schaalgrootte van de joint corridor weet elke betrokken partij dat er een voordeel kan zijn (naast duurzaamheid ook bijvoorbeeld op het gebied van prijs of frequentie). Er is daarmee geen sprake van directe profit & gain sharing, maar van een indirect systeem waarbij alle partijen tot een voor hen juiste prijs weten te komen. Hiermee wordt er een grote drempel weggenomen, want in de praktijk blijkt het berekenen en beheren van de winst en verlies van een samenwerking complex.
Gedeelde waarden zorgen voor snelle opschaling
Wat wél in de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd, zijn de waarden van de Joint Corridor. Partijen spreken bijvoorbeeld af dat zij de duurzaamheidsvoordelen van hun samenwerking (door middel van de Joint Corridor Scorecard) blijven monitoren, om daarmee het maatschappelijk voordeel van hun samenwerking aan te kunnen tonen. Partijen spreken af dat zij een open samenwerkingsvorm zijn. Geïnteresseerde verladers of vervoerders zijn altijd welkom om zich bij de Joint Corridor aan te sluiten, mits zij zich aan de spelregels en de gedeelde waarden committeren. Hiermee wordt voorkomen dat er complexe ‘bedrijfscultuur matching’ uitgevoerd moet worden. Wanneer nieuwe toetreders de waarden onderschrijven, weten alle deelnemers dat dit commitment zorgt voor een snelle opschaling waar iedereen van meeprofiteert.
Go Off-Road!
Lean & Green Off-Road begeleid bedrijven met synchromodale Joint Corridors voor beschikbaarheid, schaalbaarheid, bereikbaarheid en duurzaamheid van wereldklasse door zoveel mogelijk drempels weg te nemen. Daarbij is een juridisch veilige omgeving van groot belang. Voor de verschillende fases die bedrijven doorlopen biedt het Legal Office de veiligheid en ondersteuning, zonder de verantwoordelijkheid van de deelnemers over te nemen. Meer weten over de Legal Office of Off-Road?
Het actieprogramma Lean & Green Off-Road
Lean & Green Off-Road is een programma van Lean & Green Europe. Dankzij ondersteuning van de Topsector Logistiek heeft Lean & Green Off-Road versneld kunnen opschalen. Lean & Green Off-Road richt zich op (synchromodale) Joint Corridor Development voor Beschikbaarheid, Schaalbaarheid, Bereikbaarheid en Duurzaamheid van wereldklasse. Het programma bereikt dit door het faciliteren van samenwerking tussen verladers, vervoerders en stakeholders, dichtbij de ondernemers in hun eigen regio, met toegankelijke tools. Het richt zich hierbij op sociale innovatie en biedt geen financiële ondersteuning aan bedrijven. Corridors worden door bedrijven daarom op basis van een solide business case zelf ontwikkeld. Lean & Green Off-Road creëert een veilige, neutrale omgeving om samenwerkingsschaal te ontsluiten en de vereiste mindshift actiegericht te implementeren. De betrokkenheid varieert van informeren, matchmaking tot procesbegeleiding. Vanwege de neutrale positie zijn Lean & Green Off-Road en de samenwerkende regionale programma’s niet betrokken bij de daadwerkelijke implementatie en operationalisatie. In het actieprogramma Lean & Green Off-Road worden verladers en vervoerders bijvoorbeeld begeleid bij het opzetten van samenwerkingen op een door hen veelgebruikte corridor (de Joint Corridor). Dit met als doel om zoveel mogelijk te vervoeren lading van de weg af (Off-Road) te krijgen. Het samenwerken is nodig, omdat voor het inzetten van andere modaliteiten dan vrachtvervoer, zoals binnenvaart of spoor, vaak een groter volume nodig is om deze vorm van vervoer voor betrokken partijen (zowel de verlader als de vervoersaanbieder) rendabel en betrouwbaar te maken. Het achterliggende doel van deze “modal shift” is natuurlijk het verbeteren van duurzaamheid door het verminderen van CO2-uitstoot, en bereikbaarheid door het verminderen van filedruk en het beschikbaar maken van andere modaliteiten (spoor, binnenvaart, shortsea) voor binnenlands en buitenlands transport. Het overkoepelend doel is om deze corridors volledig synchromodaal te maken.